CORRESPONDENCIA DE AJUSTE Y CARTA DE RECLAMACIÓN

Correspondencia de Ajuste

las relaciones comerciales que mantienen las empresas revisten una gran importancia, conservarlas en un grado de eficiencia es una labor muy delicada, dado que las operaciones comerciales que las empresas realizan entre sí, por fallas humanas puede generar problemas de difícil solución  que acareen el quiebre de las relaciones con gran perjuicio para el desenvolvimiento de sus actividades.

Por esta razón las reclamaciones las explicaciones o justificaciones deben ser redactadas con espíritu de equidad de moderación.

Carta de Reclamación

Esta es una comunicación redactada por el comprador cuando el considera que la negación realizada no ha sido cumplida como se acordó perjudicando sus intereses.
Para que la reclamación sea eficaz, es necesario que esta sea extendida con prontitud a los hechos que se reclama con verozidad, firmeza y cortezia.

Esquema de redacción:

-Referencia al pedido
-Detalle de la recepción
-Fundamento de la queja
-Propuesta de arreglo

A la hora de redactar una carta de reclamación  se han de tener en cuenta las siguientes indicaciones

-La carta ha de ser clara y detallada, se debe señalar exactamente cual es nuestra queja y aportar los elementos que la justifiquen
-Tono: debe ser firme pero cortés. incluso cuando sepamos que tenemos razones suficientes para reclamar utilizaremos un lenguaje respetuoso
-La mayor parte de las cartas de reclamación se refiere algunos de estos 3 aspectos:
-Reclamaciones sobre el titulo se deben a deficiencias de calidad, al envió de productos distintos a los solicitados deterioro tras el envió de algunos de los productos demandados.
-Reclamaciones sobre cantidades, se producen cuando se observan diferencias entre las cantidades solicitadas y las resividas. En estos casos, la cantidad reclamada debe quedar reflejada claramente, tanto en números como letras.
--Reclamaciones sobre precios, suelen producirse a una suma errónea al aumento de precios sin previo aviso a la incorrecta aplicación del iva... al igual que en el caso de las reclamaciones sobre cantidades, la cifra debe quedar reflejada claramente y de forma destacada.

CARTA DE REMISIÓN Y CARTA DE RECEPCIÓN

Carta de Remisión

Es la comunicación con que el vendedor anuncia el envió del pedido al comprador

Su esquema de redacción es:

-Alusión a la carta de pedido
-Fecha y forma de envió
-Referencia a los documentos que se adjuntan (guías de despacho, facturas, letras por aceptar)
-Solicitud de envió de valores (cheques, letras, entre otras)

Carta de Recepción

Por medio de esta comunicación, el comprador expresa al vendedor su conformidad frente a la mercadería recibida, aceptando, también, las obligaciones estipuladas en la cotización.

Igualmente, en esta carta es posible el envió de cheques o letras en cancelación total o parcial de las mercaderías en este caso, es conveniente certificar la carta para asegurar la recepción de valores.

El esquema de la carta de redacción es el siguiente:

-Indicar con expresiones de agrado la correcta recepción de las mercaderías y la devolución de las letras aceptadas
-Especificar forma de pago
-Señalar envió de documentos en cancelación

CARTA DE COTIZACIÓN Y CARTA DE PEDIDO

Carta de cotización

Es la comunicación con que las empresas proveedoras responden las consultas planteadas por los posibles compradores. Esta carta contiene todas las especificaciones del producto consultado su tono debe ser amable, para lograr, en definitivas, la venta de la mercadería.

 El esquema de redacción de la carta de cotización es:

-alusión a la carta de consulta
-Descripción detallada del producto:cantidad,calidad,forma de envió
-precios y condiciones de pago
-Fecha de despacho
-Invitación a la compra

Pedido

Es la misiva que envía el comprador al vendedor cuando le es conveniente la cotización recibida. Se debe redactar señalando con mucha claridad la mercadería que se requiere, cantidad, calidad, embalaje, entre otros.

La carta de pedido, legalmente, constituye una aceptación de parte del cliente, acepta las condiciones establecidas en la cotización

El esquema de la carta de pedido es el siguiente:

-Alusión a la carta de cotización
-Orden de despacho
-Indicación de la forma de pago

CORRESPONDENCIA COMPRA-VENTA Y CARTA DE CONSULTA

La Compra-Venta es la operación fundamental que realiza el comercio, lo que motiva a una variedad de cartas, entre las cuales se distinguen las siguientes:

1-Consulta
2-Cotización
3-Pedido
4-Remisión
5-Recepción
1-Carta de consulta
Cuando una empresa necesita adquirir mercaderías o materias primas, procede a consultar por escrito a las distintas firmas proveedoras acerca de los productos que le interesan, con el propósito de que las empresas vendedoras le den los precios más convenientes y mejores condiciones de pago.

El esquema de redacción de una carta de consulta es el siguiente:

-Alusión a la oferta si la hubiere
-Motivo que origina la consulta
-Especificaciones del producto
-Solicitud de precios y condiciones de pago
-Plazo de la recepción

CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Para clasificar la correspondencia comercial es necesario el orden natural de las operaciones comerciales.Entonces, tenemos:

1-Publicitaria
2-Compra-venta
3-Ajuste
4-Crédito
5- Prórroga

CORRESPONDENCIA PUBLICITARIA

Esta tiene como propósito dar a conocer un producto, interesando al cliente para que lo compre.
Por tanto, estas cartas deben ser claras, dinámicas, sugestivas, interesantes y muy bien presentadas.

El esquema de construcción de la carta publicitaria es el siguiente:

-Describir detalladamente las características mas notables del producto ofrecido.
-Señalar ventajas del producto frente a otros similares y garantías de calidad.
-Invitar al cliente para que la adquiera o para que pueda conocer personalmente el producto, y sus ventajas.

¿QUE ES LA COMUNICACIÓN?

La comunicación es un proceso clave en la conformación de las sociedades humanas, el término proviene del latín “comunicare” que significa impartir, compartir, hacer común. Este proceso lo hacemos desde que nacemos.

En la comunicación existen cuatro elementos clave: el contexto o entorno más allá del lenguaje en el que se realiza la comunicación, el emisor (transmite el mensaje codificando la información), el mensaje (información en un código en un paquete que fluye a través de un medio o canal) y el receptor (decodifica el mensaje y emite una respuesta).

Participan dos o más agentes que interactúan compartiendo un mismo repertorio de signos con reglas de interpretación comunes. Comunicar significa hacer a otro partícipe de lo que uno tiene, también es descubrir, manifestar o hacer saber a alguien algo.

Antes de la escritura, las personas se comunicaban de manera oral, transmitiendo de generación en generación fórmulas, nombres, lugares, poesía, y narraciones, y comenzaba a desarrollar formas de comunicación con dibujos e imágenes, usándolos como símbolos para comunicar ideas a inicios de la revolución neolítica.

Conforme el paso del tiempo, y la constitución de las primeras civilizaciones, el hombre comenzó a perfeccionar sus símbolos y a desarrollar formas de comunicación escritas, principalmente en sus centros religiosos y mercantiles que fueron el preámbulo de los alfabetos.

El ser humano utiliza la comunicación para informar, proporcionar herramientas para desarrollar hábitos o habilidades, para comunicar un mensaje con una carga afectiva, para regular la conducta de sus semejantes ya sea controlándola, motivándola o para resolver un problema.

Los tipos de comunicación pueden ser la no-verbal (gestos, lenguaje del cuerpo y expresiones faciales sin el uso de la palabra), oral, de negocios, escrita

La emisión de los mensajes depende en la información que el emisor quiera transmitir (la complejidad  de sus ideas, sus intenciones, su carácter y personalidad, necesidades, el contexto del ambiente y de la sociedad en donde se emite y a quienes se quiere hacer llegar el mensaje).

Todas las comunicaciones tienen un efecto y no siempre es el deseable por el emisor. La comunicación efectiva genera el efecto deseado, mantiene el efecto y aumenta el efecto, sirviendo al propósito para el que se emitió el mensaje.

Las barreras más comunes de la comunicación pueden ser las físicas, culturales, de diseño del sistema de comunicación, de actitud, de ambigüedades, de habilidad lingüística, psicológicas pero también por una sobrecarga de información, información sesgada (incompleta), información complicada o códigos inapropiados de comunicación.