CORRESPONDENCIA LABORAL Y CARTA DE EMPLEO

Correspondencia Laboral

La selección que efectúan las empresas en busca de lo mas calificados trabajadores, por una parte, y la necesidad de estos de encontrar un empleo acorde con su capacidad y valorización de si mismo que le permita realizar con plenitud su profesión da lugar a una serie de comunicaciones escritas, que deben redactarse de tal forma que el destinatario con la sola lectura interese en el ofrecimiento de servicios que formula el emisor.

Inicia el ciclo de correspondencia laboral:

La carta de Empleo

Se le denomina también carta de ofrecimiento de trabajo; su objetivo " una entrevista personal que haga posible demostrar los antecedentes y méritos expuestos".

Esta comunicación se origina debido a:

-Avisos publicados en diarios o revistas
-Información de personas cercanas a la institución que requiere personal
-Iniciativa de interesado que desea trabajar en una empresa determinada

Su estructura es:

-Lugar y fecha
-Dirección interior
-Vocativo
-Introducción: Señala el medio por el cual se informa la vacante
-Mensaje: Ofrece servicios indica cualidades personales y profesionales señala estudios realizados
-Antecedentes ( adjunta la fotocopias de certificados y otros documentos que avalan lo expuesto en el mensaje)
-Despedida frase de salutación que procura afianzar el objetivo planteado en la carta que es obtener unas entrevistas personales

CARTA DE DEMANDA

 Demanda

Esta comunicación se extiende cuando están agotadas las probabilidades de cobro por las vías normales.

Es evidente que el envió de una deuda a cobranza judicial requiere entablar una demanda al clienta que significa el termino de las relaciones comerciales.

Muchas empresa evitan, de alguna forma, tener que recurrir a este tipo de correspondencia

Su esquema de redacción es:

-Referencia a las cartas de cobranza anteriores

-Señalar la indiferencia en responder las cartas enviadas

-Comunicar envió de los antecedentes al departamento jurídico de la empresa para efectuar la cobranza judicial

CARTA INVOCATORIA DE COBRANZA Y CARTA COBRANZA ENERGÉTICA

Invocatoria de cobranza

Cuando se ha producido el vencimiento de una deuda y este no ha sido cancelado es el momento de enviar la carta de invocatoria de cobranza.
Esta misiva debe redactarse con gran tacto, procurando en un principio instar al deudor a pagar su obligación pendiente con el propósito de no perder la calidad del cliente correcto y puntual en sus gastos.
Esta comunicación puede ser la primera de una serie de cartas en la cual cada una de las sigue sera redactada con mayor fuerza e instando al deudor a cancelar su compromiso

Su esquema de redacción es:

-Denota sorpresa por la deuda impaga
-Reconoce buen servicio de las deudas anteriores
-Solicitar cancelación inmediata, indicando sutilmente el despacho de pedido pendiente a futuro

Cobranza energética

Esta comunicación cierra el ciclo de a cobranza normal; es muy dura y amenaza con la vía judicial.
Si esta carta no produce resultados positivos, las empresas proceden a requerir el pago a través de la demanda judicial.

Su esquema de redacción es:

-Señalar las cartas anteriores que cobraron la deuda pendiente
-Dejar constancia de la descortesía en no dar respuesta a las cartas de cobra.
-Dar un corto plazo de cancelación
-Amenazar con el envió a cobranza judicial

CORRESPONDENCIA DE COBRANZA Y CARTA AVISO DE VENCIMIENTO

Correspondencia de cobranza

La cobranza es una operación delicada que requiere gran tino y conocimiento del deudor para aplicar en cada oportunidad las medidas convenientes.
En algunos casos, Bastara con una simple y y atenta carta de aviso, pero en otros, sera imperioso el apremio energético.
Debe considerarse que la cobranza es siempre molesta, por tanto es prudente iniciarla con suavidad y sutileza para ir presionando al deudor en forma creciente, en las siguientes misivas que sea necesario enviar.

Aviso de vencimiento

Se caracteriza por la sutileza del texto prácticamente, solo se remite a recordar la deuda pendiente que vencerá en una fecha próxima.
Normalmente, se confecciona en formularios

Su esquema de redacción es:

-Comunicar fecha de vencimiento y en monto del compromiso a pagar.
-Señalar la institución bancaria o comercial con su dirección

CARTA CONCESIÓN DE PRÓRROGA Y CARTA DENEGACIÓN DE PRÓRROGA

Concesión de Prórroga

Esta carta se envía cuando el acreedor esta convencido de las razones expuestas en la solicitud de prórroga, considerando que son valederas y que el esta en condiciones de modificar sus cálculos financieros

Su esquema de redacción es:

-Se aceptan las razones expresadas por el deudor
-Concesión de la prórroga, especificando plazo, fecha, monto del documento, intermediario, entre otras.
-Expresión de mesurada buena voluntad

Denegación de prórroga

Esta comunicación debe redactarse en un tono convincente, hábil y cortes que mitigue el desagrado natural, del solicitante al ser denegada su petición.

Su esquema de redacción es:

-Alude a la carta solicitud de prórroga
-Acepta argumentos del deudor
-Señala impedimento para conceder la prórroga
-Saluda invocando comprensión

CORRESPONDENCIA DE PRÓRROGA Y CARTA SOLICITUD DE PRÓRROGA

Correspondencia de Prórroga

Frecuentemente, en la vida de los negocios, se produce el hecho de que un empresario se da cuenta anticipadamente que no podrá cancelar una deuda en forma oportuna.

Con el fin de no perjudicar sus buenos informes comerciales, que son de gran utilidad para la obtención de créditos, recurre a la solicitud de prórroga, que da origen a este tipo de correspondencia.

Solicitud de Prórroga                                                                                                                                        
Su esquema de redacción:

-Precisar situación económica que atraviesa
-Solicitar nuevo plazo para el pago de la deuda
-Agradecer anticipadamente el servicio

CARTA DE EXPLICACIÓN Y CARTA DE JUSTIFICACIÓN

Carta de Explicación

La actualidad comercial exigen que las empresas trabajen con mayor eficacia y para ellos, estas requieren contar con una muy buena organización que les permita ofrecer a sus clientes un buen servicio pero a veces, estas buenas intenciones se ver amagadas por fallas mecánicas o humanas que impiden cumplir fielmente lo convenido (aquí en cliente tiene la razón)

Esquema de redacción:

-Aceptación de la queja
-Explicación del error cometido
-Proposición del error cometido
-Expresión de pesar por los errores
-Señalar la adopción de medidas que impidan nuevos equívocos

Carta de Justificación

Es la misiva que se redacta cuando la empresa vendedora no se siente culpable de los errores expresados por el reclamante

Esta carta debe convencer al cliente que el proveedor actuó de forma correcta.

Esquema de redacción:

-Replanteo de la situación desde el punto de vista de la empresa vendedora
-Fundamento de arreglo de la negativa, exponiendo las razones por las cuales la reclamación no tiene lugar
-Proporción de arreglo a través de una concesión extraordinaria al reclamante
-Expresiones amables que mejores las relaciones

CORRESPONDENCIA DE AJUSTE Y CARTA DE RECLAMACIÓN

Correspondencia de Ajuste

las relaciones comerciales que mantienen las empresas revisten una gran importancia, conservarlas en un grado de eficiencia es una labor muy delicada, dado que las operaciones comerciales que las empresas realizan entre sí, por fallas humanas puede generar problemas de difícil solución  que acareen el quiebre de las relaciones con gran perjuicio para el desenvolvimiento de sus actividades.

Por esta razón las reclamaciones las explicaciones o justificaciones deben ser redactadas con espíritu de equidad de moderación.

Carta de Reclamación

Esta es una comunicación redactada por el comprador cuando el considera que la negación realizada no ha sido cumplida como se acordó perjudicando sus intereses.
Para que la reclamación sea eficaz, es necesario que esta sea extendida con prontitud a los hechos que se reclama con verozidad, firmeza y cortezia.

Esquema de redacción:

-Referencia al pedido
-Detalle de la recepción
-Fundamento de la queja
-Propuesta de arreglo

A la hora de redactar una carta de reclamación  se han de tener en cuenta las siguientes indicaciones

-La carta ha de ser clara y detallada, se debe señalar exactamente cual es nuestra queja y aportar los elementos que la justifiquen
-Tono: debe ser firme pero cortés. incluso cuando sepamos que tenemos razones suficientes para reclamar utilizaremos un lenguaje respetuoso
-La mayor parte de las cartas de reclamación se refiere algunos de estos 3 aspectos:
-Reclamaciones sobre el titulo se deben a deficiencias de calidad, al envió de productos distintos a los solicitados deterioro tras el envió de algunos de los productos demandados.
-Reclamaciones sobre cantidades, se producen cuando se observan diferencias entre las cantidades solicitadas y las resividas. En estos casos, la cantidad reclamada debe quedar reflejada claramente, tanto en números como letras.
--Reclamaciones sobre precios, suelen producirse a una suma errónea al aumento de precios sin previo aviso a la incorrecta aplicación del iva... al igual que en el caso de las reclamaciones sobre cantidades, la cifra debe quedar reflejada claramente y de forma destacada.

CARTA DE REMISIÓN Y CARTA DE RECEPCIÓN

Carta de Remisión

Es la comunicación con que el vendedor anuncia el envió del pedido al comprador

Su esquema de redacción es:

-Alusión a la carta de pedido
-Fecha y forma de envió
-Referencia a los documentos que se adjuntan (guías de despacho, facturas, letras por aceptar)
-Solicitud de envió de valores (cheques, letras, entre otras)

Carta de Recepción

Por medio de esta comunicación, el comprador expresa al vendedor su conformidad frente a la mercadería recibida, aceptando, también, las obligaciones estipuladas en la cotización.

Igualmente, en esta carta es posible el envió de cheques o letras en cancelación total o parcial de las mercaderías en este caso, es conveniente certificar la carta para asegurar la recepción de valores.

El esquema de la carta de redacción es el siguiente:

-Indicar con expresiones de agrado la correcta recepción de las mercaderías y la devolución de las letras aceptadas
-Especificar forma de pago
-Señalar envió de documentos en cancelación

CARTA DE COTIZACIÓN Y CARTA DE PEDIDO

Carta de cotización

Es la comunicación con que las empresas proveedoras responden las consultas planteadas por los posibles compradores. Esta carta contiene todas las especificaciones del producto consultado su tono debe ser amable, para lograr, en definitivas, la venta de la mercadería.

 El esquema de redacción de la carta de cotización es:

-alusión a la carta de consulta
-Descripción detallada del producto:cantidad,calidad,forma de envió
-precios y condiciones de pago
-Fecha de despacho
-Invitación a la compra

Pedido

Es la misiva que envía el comprador al vendedor cuando le es conveniente la cotización recibida. Se debe redactar señalando con mucha claridad la mercadería que se requiere, cantidad, calidad, embalaje, entre otros.

La carta de pedido, legalmente, constituye una aceptación de parte del cliente, acepta las condiciones establecidas en la cotización

El esquema de la carta de pedido es el siguiente:

-Alusión a la carta de cotización
-Orden de despacho
-Indicación de la forma de pago

CORRESPONDENCIA COMPRA-VENTA Y CARTA DE CONSULTA

La Compra-Venta es la operación fundamental que realiza el comercio, lo que motiva a una variedad de cartas, entre las cuales se distinguen las siguientes:

1-Consulta
2-Cotización
3-Pedido
4-Remisión
5-Recepción
1-Carta de consulta
Cuando una empresa necesita adquirir mercaderías o materias primas, procede a consultar por escrito a las distintas firmas proveedoras acerca de los productos que le interesan, con el propósito de que las empresas vendedoras le den los precios más convenientes y mejores condiciones de pago.

El esquema de redacción de una carta de consulta es el siguiente:

-Alusión a la oferta si la hubiere
-Motivo que origina la consulta
-Especificaciones del producto
-Solicitud de precios y condiciones de pago
-Plazo de la recepción

CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Para clasificar la correspondencia comercial es necesario el orden natural de las operaciones comerciales.Entonces, tenemos:

1-Publicitaria
2-Compra-venta
3-Ajuste
4-Crédito
5- Prórroga

CORRESPONDENCIA PUBLICITARIA

Esta tiene como propósito dar a conocer un producto, interesando al cliente para que lo compre.
Por tanto, estas cartas deben ser claras, dinámicas, sugestivas, interesantes y muy bien presentadas.

El esquema de construcción de la carta publicitaria es el siguiente:

-Describir detalladamente las características mas notables del producto ofrecido.
-Señalar ventajas del producto frente a otros similares y garantías de calidad.
-Invitar al cliente para que la adquiera o para que pueda conocer personalmente el producto, y sus ventajas.

¿QUE ES LA COMUNICACIÓN?

La comunicación es un proceso clave en la conformación de las sociedades humanas, el término proviene del latín “comunicare” que significa impartir, compartir, hacer común. Este proceso lo hacemos desde que nacemos.

En la comunicación existen cuatro elementos clave: el contexto o entorno más allá del lenguaje en el que se realiza la comunicación, el emisor (transmite el mensaje codificando la información), el mensaje (información en un código en un paquete que fluye a través de un medio o canal) y el receptor (decodifica el mensaje y emite una respuesta).

Participan dos o más agentes que interactúan compartiendo un mismo repertorio de signos con reglas de interpretación comunes. Comunicar significa hacer a otro partícipe de lo que uno tiene, también es descubrir, manifestar o hacer saber a alguien algo.

Antes de la escritura, las personas se comunicaban de manera oral, transmitiendo de generación en generación fórmulas, nombres, lugares, poesía, y narraciones, y comenzaba a desarrollar formas de comunicación con dibujos e imágenes, usándolos como símbolos para comunicar ideas a inicios de la revolución neolítica.

Conforme el paso del tiempo, y la constitución de las primeras civilizaciones, el hombre comenzó a perfeccionar sus símbolos y a desarrollar formas de comunicación escritas, principalmente en sus centros religiosos y mercantiles que fueron el preámbulo de los alfabetos.

El ser humano utiliza la comunicación para informar, proporcionar herramientas para desarrollar hábitos o habilidades, para comunicar un mensaje con una carga afectiva, para regular la conducta de sus semejantes ya sea controlándola, motivándola o para resolver un problema.

Los tipos de comunicación pueden ser la no-verbal (gestos, lenguaje del cuerpo y expresiones faciales sin el uso de la palabra), oral, de negocios, escrita

La emisión de los mensajes depende en la información que el emisor quiera transmitir (la complejidad  de sus ideas, sus intenciones, su carácter y personalidad, necesidades, el contexto del ambiente y de la sociedad en donde se emite y a quienes se quiere hacer llegar el mensaje).

Todas las comunicaciones tienen un efecto y no siempre es el deseable por el emisor. La comunicación efectiva genera el efecto deseado, mantiene el efecto y aumenta el efecto, sirviendo al propósito para el que se emitió el mensaje.

Las barreras más comunes de la comunicación pueden ser las físicas, culturales, de diseño del sistema de comunicación, de actitud, de ambigüedades, de habilidad lingüística, psicológicas pero también por una sobrecarga de información, información sesgada (incompleta), información complicada o códigos inapropiados de comunicación.